Scenario: il preventivo ricambi con i codici giusti

Un'officina multimarca con carrozzeria, 15 dipendenti, prepara ogni settimana tra 60 e 80 preventivi. Alcuni sono semplici, come un kit distribuzione. Altri sono lunghi, come un frontale dopo un incidente, con venti voci tra ricambi, verniciatura e manodopera.

Walter è il capo officina. Dopo la diagnosi scrive su un foglio cosa serve e lo passa a Lucia, la ricambista. Lucia cerca ogni pezzo sul catalogo elettronico per numero di telaio, poi confronta il prezzo dell'originale con quello dell'equivalente sul listino di due fornitori. Poi controlla la disponibilità: domani mattina o tra tre giorni?

Walter aggiunge le ore dal tempario, la voce per lo smaltimento dei rifiuti, l'IVA. Un preventivo di un frontale prende quasi un'ora. Intanto l'auto occupa un posto nel piazzale e il cliente aspetta.

Gli errori non sono frequenti, ma costano. Un codice preso per il modello invece che per il telaio: il faro non si monta. Un listino vecchio: il prezzo in preventivo è più basso del costo. Una voce dimenticata, come le clip del paraurti, scoperta a lavoro fatto.

Walter detta o scrive la diagnosi come fa oggi: «sostituzione paraurti anteriore, faro destro, staffa, verniciatura paraurti». Il sistema prepara il preventivo passo per passo:

• legge la diagnosi e la trasforma in voci di lavoro, ognuna con il suo ricambio o la sua operazione;
• cerca i codici per telaio sui cataloghi a cui l'officina ha accesso. Se per quel telaio esistono due versioni del pezzo, per esempio due tipi di faro, non sceglie: mostra entrambe a Lucia;
• propone originale ed equivalente quando esistono, con il prezzo di ciascuno dal listino in vigore e la disponibilità del fornitore;
• aggiunge i pezzi che si dimenticano: clip, guarnizioni, viti monouso che il catalogo lega alla voce principale;
• calcola le ore dal vostro tempario per ogni operazione, più la verniciatura secondo le vostre tabelle;
• ricontrolla il totale: prezzi dal listino con la sua data, sconti entro i limiti decisi dal titolare, IVA, smaltimento, validità del preventivo.

Lucia vede il preventivo con le voci incerte evidenziate. Sceglie tra originale ed equivalente, o lascia la scelta al cliente con due colonne. Walter lo rilegge e lo firma. Solo allora parte al cliente, con un collegamento per accettarlo per iscritto.

Quando il cliente accetta, il sistema prepara l'ordine ai fornitori. Lucia lo conferma con un clic, e l'auto va in agenda il giorno in cui arrivano i pezzi. Lo stesso metodo vale per le offerte di manutenzione delle flotte e per i preventivi di un cantiere nautico: vedete cosa possiamo rifare.

Mercoledì alle 9 entra un'auto con il frontale ammaccato. Walter scrive la diagnosi alle 9:40.

Alle 9:42 il preventivo in bozza ha 14 voci. Due sono segnate: il faro destro esiste in versione alogena e a LED per quel telaio, e la staffa ha due codici, uno sostituito dall'altro. Lucia guarda la foto del faro rotto e sceglie la versione giusta. Per la staffa il sistema aveva già indicato il codice nuovo come quello da ordinare.

Il fornitore dell'equivalente ha il faro domani; l'originale arriva tra tre giorni. Il preventivo mostra entrambe le colonne. Alle 10:05 Walter lo firma e lo manda. Il cliente sceglie l'equivalente alle 11:20, e l'auto va in agenda per venerdì.

Un lunedì dopo un fine settimana di pioggia, con sei auto incidentate nel piazzale.

• Codice del consumo: prima che il cliente si impegni, il preventivo deve dire in modo chiaro cosa si fa, con quali ricambi e a quale prezzo totale. Il cliente lo accetta per iscritto, e ogni voce aggiunta dopo passa da una nuova conferma.
• Ricambi originali ed equivalenti: le regole europee sulla concorrenza nel settore auto ammettono ricambi di qualità equivalente all'originale. La garanzia del costruttore non si perde per questo, se il lavoro segue le sue prescrizioni. Il preventivo indica sempre quale dei due si monta.
• Garanzia legale: sui ricambi venduti al consumatore vale la garanzia legale di conformità. Il sistema conserva codice e fornitore di ogni pezzo montato, così un reso si gestisce in pochi minuti.
• Rifiuti: i pezzi sostituiti, gli oli e le batterie vanno nel registro di carico e scarico, secondo il Testo unico ambientale. La voce di smaltimento del preventivo corrisponde a un movimento vero.

Non è un parere legale: è la traccia da verificare con il vostro consulente prima del pilota.