Selezione del personale: criteri scritti, decide una persona

La piattaforma aiuta chi assume a leggere le candidature con criteri scritti e a spiegare al candidato cosa è successo. È un supporto alla decisione: la scelta finale resta sempre a una persona.

Serve a chi assume in più sedi, a chi riceve molte candidature per lo stesso annuncio e a chi deve dimostrare che i criteri sono uguali per tutti. Non giudica volto o voce e non ascolta i colloqui: lavora solo sul testo, cioè curriculum, risposte alle domande dell'annuncio e documenti inviati dal candidato.

L'AI Act è la legge europea sull'intelligenza artificiale (Regolamento UE 2024/1689). Per l'AI Act, leggere e ordinare candidature con l'AI è un uso ad alto rischio (allegato III). Gli obblighi specifici per l'alto rischio sono stati rinviati dall'«omnibus digitale sull'AI» (Regolamento UE 2026/1744, in vigore dal 27 luglio 2026): per questi casi la data è ora il 2 dicembre 2027. Il divieto di riconoscere le emozioni sul lavoro vale invece già dal 2 febbraio 2025. Conviene prepararsi adesso, perché criteri scritti, informativa e registro servono già per la legge sulla privacy (GDPR). Questo non è un parere legale: sono i temi da affrontare prima di partire.

Obblighi tipici che affrontiamo insieme:

• Informativa ai candidati. Il candidato sa che c'è un sistema automatico, a cosa serve e come chiedere di parlare con una persona.
• Diritto a una spiegazione. Se una candidatura resta indietro nella prima lettura, c'è una spiegazione legata ai criteri scritti, non a un voto misterioso.
• Decisione umana. Una persona decide chi convocare e chi assumere, mentre il sistema prepara, confronta e segnala. Il GDPR (art. 22) tutela il diritto di non subire decisioni importanti prese solo da una macchina.
• Criteri scritti. I criteri dell'annuncio sono quelli usati nella lettura. Se cambiano, si aggiornano e si comunicano.

Non analizziamo volto né voce. Non cerchiamo di ricavare dal testo caratteristiche personali delicate.

Nella demo i dati sono inventati. Vedete annuncio, criteri, lettura guidata e decisione lasciata alla persona.

Il percorso della demo mostra come un responsabile vede l'elenco, apre una candidatura, legge il confronto con i criteri e sceglie se convocare. In ogni passaggio è chiaro che decide una persona.

Prima di leggere le candidature, scrivete i criteri dell'annuncio in modo verificabile: esperienza richiesta, titoli, disponibilità, lingue, sede. Il sistema confronta il testo del candidato con quei criteri. Se un criterio non compare nel testo, lo segnala come assente, non come «scarso».

Ordinate e filtrate secondo i criteri che avete dichiarato, poi aprite il dettaglio per vedere dove il testo corrisponde e dove manca qualcosa. Potete chiedere un chiarimento al candidato prima di scartarlo.

La rosa dei candidati da convocare la costruisce una persona. Il sistema non inventa una classifica nascosta: mostra allineamento ai criteri e lascia a voi l'ordine di contatto.

Quando serve, generate una spiegazione chiara: quali criteri risultano soddisfatti, quali no, su quale passaggio. Il candidato può chiedere di parlare con una persona. Quella richiesta resta nel registro.

Conservazione e cancellazione seguono le regole che firmate: tempi di tenuta, chi può esportare, come si cancella su richiesta.

Il prezzo è su preventivo. Cosa incide:

• volume annuo di candidature e di posizioni aperte
• numero di sedi e di responsabili che decidono
• lingue degli annunci
• collegamento con il programma di ricerca del personale che già usate
• se volete anche i primi giorni in azienda (elenco delle cose da fare e messaggi), oltre alla sola selezione

L'avvio tipico richiede qualche settimana e parte da una posizione tipo, con criteri già chiari. Si misurano il tempo di prima lettura e la qualità delle convocazioni, poi si decide se estendere.

Il sistema legge l'archivio delle candidature, oppure riceve i file come li ricevete oggi. La scrittura (stato «da convocare», note del responsabile) è un permesso separato. Se il vostro programma non permette una lettura sicura, lavoriamo su esportazioni controllate e su una copia dedicata.

Non cambiamo il vostro modo di pubblicare gli annunci. Interveniamo dopo, dove arriva il testo del candidato.

I dati restano in Europa e i curriculum non vengono usati per addestrare nulla. L'accesso è per ruolo: chi assume vede le sue posizioni, non tutte. Se spegnete, tornate alla lettura manuale senza perdere i file.

Resta un registro di chi ha aperto una candidatura, chi ha deciso e quale spiegazione è stata inviata: serve all'ufficio del personale e a chi tutela la privacy.

No. Il sistema prepara e confronta le candidature, ma la decisione spetta a una persona nominata.

Sì. L'informativa fa parte del percorso e senza di essa non si parte.

No. Questa piattaforma non tratta volto né voce.

In quel caso la lettura diventa debole, quindi conviene riscrivere prima i criteri: vi aiutiamo a renderli verificabili.

Sì, ma il vantaggio cresce con più sedi e più volume. Per poche candidature al mese spesso basta il foglio che già usate.

Tempo medio di prima lettura, percentuale di candidature con spiegazione pronta, quante volte una persona corregge la proposta. Le misure si scrivono prima.

Non si usano, perché sono dati protetti in modo speciale dal GDPR (art. 9). Se arrivano per errore, scattano regole di blocco e cancellazione. Le definiamo in analisi con chi tutela la privacy.

Sì. Esportate file e decisioni; noi cancelliamo i dati nei tempi del contratto.

Sì, il calcolatore della selezione. Stima il tempo recuperato sulla prima lettura in base al vostro volume. Non è una garanzia: è un ordine di grandezza.

Aprite la demo della selezione del personale: vedete criteri, lettura e decisione umana. Se vi riconoscete, usate il calcolatore o chiedete un incontro.

Arrivano cento candidature per due posizioni. Senza criteri scritti, ognuno legge a modo suo. Con i criteri scritti, la prima lettura segue le stesse regole per tutti. I responsabili di sede ricevono una rosa proposta da una persona, non da un voto nascosto, e i colloqui partono prima. I candidati scartati possono ricevere una spiegazione legata ai criteri, non una frase di rito.

Il tempo recuperato è fatto di ore concrete. Sono ore di lettura ripetitiva tolte a chi deve anche formare, gestire le ferie e rispondere ai dipendenti. Quelle ore tornano al giudizio delle persone, che resta al centro.

• Scrivere e aggiornare i criteri dell'annuncio.
• Decidere chi convocare e in che ordine.
• Condurre il colloquio e scegliere chi assumere.
• Rispondere alle contestazioni delicate.
• Firmare le comunicazioni ufficiali all'interessato quando serve.

Il sistema prepara il lavoro, ma non firma al posto vostro.

Prima di toccare candidature reali, caricate annunci di esempio e curriculum inventati. Verificate che la spiegazione sia comprensibile. Verificate che un responsabile possa correggere. Solo dopo aprite una posizione vera come pilota.

• Criteri copiati da un annuncio generico, non verificabili.
• Usare il sistema per «accelerare» senza informativa.
• Chiedere al modello di indovinare tratti della persona dal testo.
• Tenere i curriculum oltre i tempi firmati.
• Aprire tutte le sedi insieme senza una posizione pilota.

Il calcolatore stima il tempo di prima lettura in base al volume. È un ordine di grandezza, utile per capire se il tema merita un progetto. Se avete poche candidature al mese, forse basta organizzare meglio i fogli. Se ne avete migliaia, il pilota ha più senso.

Se lo chiedete, si può aggiungere l'elenco delle cose da fare nei primi giorni in azienda: documenti da firmare, accessi da chiedere, messaggi di benvenuto. È un modulo a parte. La selezione resta il cuore. I primi giorni non sostituiscono il lavoro di HR sulle persone.

Informativa tipo, elenco dei criteri per posizione, registro delle spiegazioni inviate, rapporto del pilota, procedura di cancellazione. Servono a voi e a chi tutela la privacy. Non sono un parere legale: sono strumenti di lavoro.

I criteri dell'annuncio possono essere gli stessi per tutte le sedi. Il colloquio resta alla sede. Così evitate che una sede scarti un candidato per un motivo e un'altra lo scelga per il motivo opposto. Il sistema rende visibile il confronto con i criteri. Il responsabile di sede decide se quel confronto basta per convocare. Se due sedi dissentono sui criteri stessi, il problema è l'annuncio, non lo strumento: si riscrive.

Il percorso del candidato deve essere chiaro in ogni passaggio:

• all'invio riceve un'informativa chiara;
• in lettura si applicano gli stessi criteri dichiarati;
• se la candidatura non viene scelta, riceve una spiegazione legata ai criteri e un canale per parlare con una persona;
• se viene scelta, riceve un messaggio di convocazione scritto da voi.

Non devono esserci zone grigie né frasi come «ha deciso il sistema»: il sistema ha proposto, voi avete deciso.

I tempi di conservazione si scrivono nel contratto. Alla scadenza i dati si cancellano o si rendono anonimi. Se il candidato lo chiede, si applicano i diritti previsti dal GDPR (accesso, rettifica, cancellazione). In uscita dal contratto esportate ciò che vi serve e noi cancelliamo il resto nei tempi. Mettete queste regole nei documenti del pilota, non in una mail persa.

Due sessioni bastano spesso: come leggere il confronto con i criteri, come correggere, come rispondere a una contestazione senza improvvisare. Se i responsabili non si formano, torneranno al vecchio metodo e il pilota sembrerà inutile anche se lo strumento funziona.

In alcuni casi vi consigliamo di non partire, perché è meglio un no chiaro:

• poche candidature all'anno;
• criteri che cambiano ogni settimana senza controllo;
• volontà di usare volto o voce;
• nessuno che possa firmare l'informativa.

Partite da una posizione, con criteri scritti, informativa e decisione umana, misurate i risultati e solo dopo allargate alle altre sedi. Se manca uno di questi pezzi, fermatevi e completatelo prima di cercare velocità.

Lo stesso metodo vale per altri lavori ripetitivi del personale: raccogliere i documenti dei nuovi assunti, sostituire un turno scoperto, preparare presenze e trasferte per le buste paga, rispondere alle domande frequenti dei dipendenti. Trovate altri esempi in cosa possiamo fare; come si confronta con la selezione di oggi lo spiega il confronto selezione con la piattaforma o come oggi.