Scenario: i documenti dei clienti raccolti senza inseguirli

Uno studio di commercialisti con tre soci e sei collaboratori segue 310 persone fisiche per la dichiarazione dei redditi. Sono dipendenti, pensionati, qualche professionista con la partita IVA. Chiara, responsabile della segreteria fiscale, coordina la raccolta dei documenti da aprile a fine giugno.

L'elenco di partenza è sempre lo stesso foglio: certificazione unica, spese mediche, interessi del mutuo, rette dell'asilo, spese per la palestra dei figli, bonifici per i lavori in casa, contributi versati alla colf. Chiara lo manda a tutti uguale, anche a chi non ha figli o non ha un mutuo.

Le risposte arrivano da ogni parte. Una mail con dodici allegati senza nome, una foto storta dello scontrino della farmacia, una busta lasciata alla reception con dentro anche la bolletta del gas. Qualcuno manda la certificazione dell'anno prima. Qualcuno non risponde affatto.

Chiara tiene un foglio di calcolo con 310 righe e trenta colonne. Ogni sera spunta cosa è arrivato, rinomina i file, li sposta nella cartella del cliente. A metà maggio il foglio non è più affidabile: due colleghe lo aggiornano in momenti diversi. A giugno i soci scoprono che a un cliente mancano gli interessi del mutuo solo quando aprono la pratica per chiuderla.

Il sistema prepara la campagna partendo dalla dichiarazione dell'anno prima di ciascun cliente. Poi lavora così:

• compone un elenco personale: a chi aveva il mutuo chiede la certificazione degli interessi, a chi aveva lavori in casa chiede i bonifici della nuova rata, a chi non aveva figli non chiede la retta dell'asilo;
• invia la richiesta sul canale che il cliente usa di solito, con un collegamento personale per caricare i file, e dice nella prima riga di essere l'assistente AI dello studio;
• quando arriva un file, riconosce il tipo di documento, legge anno, intestatario e importo, controlla che sia leggibile e lo rinomina con una regola fissa;
• lo archivia nel fascicolo del cliente e aggiorna la sua scheda: arrivato, mancante, da verificare;
• dopo dieci giorni scrive solo a chi manca qualcosa, con la voce precisa: «Ci manca ancora la certificazione degli interessi del mutuo, la trova nell'area clienti della sua banca»;
• ogni lunedì manda ai soci il quadro della settimana: pratiche complete, parziali, ferme.

Il sistema si ferma e chiede in tre casi. Quando un documento è intestato a un'altra persona, per esempio un familiare che forse è a carico. Quando una spesa non rientra in modo evidente tra quelle abituali, come una fattura di un centro sportivo senza il nome del ragazzo. Quando il cliente scrive una domanda di merito: «Posso detrarre l'apparecchio per l'udito di mia madre?». In questi casi la pratica passa a Chiara o al socio, con il documento aperto accanto.

Un esempio. La signora Rosa, pensionata, riceve la richiesta con quattro voci: certificazione unica, spese mediche, ricevute del dentista, polizza sulla vita. Carica le foto dal telefono una sera di aprile. Il sistema riconosce tre documenti su quattro; la ricevuta del dentista è tagliata a metà e manca il totale. Le chiede una nuova foto il giorno dopo, e la sua pratica risulta completa entro la settimana.

Il sistema non decide cosa è detraibile e non compila la dichiarazione. Valutazione, firma e invio telematico restano al commercialista.

Lo stesso metodo vale per i documenti di un atto notarile, per gli allegati di una pratica edilizia e per le presenze dei dipendenti: vedete cosa possiamo rifare.

Un martedì di metà maggio, nel pieno della campagna, visto da Chiara.

• Segreto professionale: i documenti dei clienti restano nel perimetro dello studio. Lavoriamo sui vostri server o su server in Europa, con accessi per persona e senza addestrare modelli.
• GDPR, la legge europea sulla privacy: le spese mediche contengono dati sulla salute, che richiedono cautele particolari. Lo studio è titolare, noi responsabili del trattamento; si conservano solo i documenti che servono, per il tempo fissato dallo studio.
• Legge italiana sull'intelligenza artificiale (2025): nelle professioni intellettuali l'AI è un supporto. Il cliente va informato sugli strumenti usati: il testo lo mettete nella lettera d'incarico.
• AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale: i messaggi dell'assistente dicono di essere scritti da un'AI, e il cliente può sempre parlare con Chiara.
• Antiriciclaggio: per i clienti nuovi la raccolta include il documento d'identità e i dati per l'adeguata verifica. La valutazione del rischio resta al professionista.

Non è un parere legale: è la base da condividere con il vostro consulente privacy.